Digitalisasi Kearsipan Inklusif untuk Bangsa

Bangsa yang besar menghargai sejarahnya. Ungkapan ini seakan menohok kita sebagai sebuah bangsa di era globalisasi. Ketika batas antar bangsa menjadi kabur, satu hal yang kita butuhkan adalah identitas. Bagaimana untuk menjadi sebuah bangsa yang memiliki cirri khas tertentu. Tidak mengikuti arus budaya hedonisme dan materialisme globalisasi. Namun untuk menemukan identitas itu, kita terlebih dahulu harus mengenal sejarah bangsa. Tanpa mengenali sejarah, mustahil kita sadar siapa dan apa diri kita ini.

Sejarah suatu bangsa dimulai saat manusianya telah mampu meninggalkan catatan tertulis. Para ahli meyakini bahwa prasasti Yupa milik Kerajaan Kutai yang dibuat pada abad ke-4 Masehi adalah tonggak awal bangsa Indonesia meninggalkan masa prasejarah. Beralih untuk dapat mendokumentasikan kegiatan hidupnya melalui tulisan. Dokumentasi sejarah masa lalu tersebar di berbagai media seperti kulit hewan, tulang, atau batu prasasti. Dalam tiap prasasti, dapat kita temui informasi mengenai silsilah raja atau kejadian besar pada masanya. Dengan kata lain, sejak manusia menginjakan kakinya di zaman sejarah, proses kearsipan telah dimulai meski dalam bentuk yang masih sederhana.

Di masa pascakemerdekaan, bangsa Indonesia telah mengenal system kearsipan yang modern. Arsip Nasional Republik Indonesia adalah sebuah lembaga non departemen yang pada saat ini mengurusi masalah kearsipan nasional. Di dalamnya terdapat kepingan mozaik perjalanan bangsa Indonesia sejak masa kongsi dagang VOC, pemerintahan Inggris oleh Rafles, pemerintahan colonial Hindia Belanda, masa pendudukan Jepang, dan era kemerdekaan. Dokumentasi yang tersedia berupa lembaran manuskrip kuno, foto negative dan positif, film, atau bentuk dokumentasi lainnya. Semuanya tersusun dan terjalin membentuk sebuah kata besar identitas bangsa Indonesia.

Namun, akan terdapat beberapa masalah dari system kearsipan saat ini jika dikaitkan dengan perkembangan globalisasi yang semakin cepat. Pertama, apa yang akan terjadi apabila kepingan mozaik sejarah itu hilang atau rusak? Maka dapat dipastikan generasi mendatang yang tak sempat melihat dokumentasi itu akan kehilangan sebagian dari identitas keindonesiannya. Tak dapat kita pungkiri system penyimpanan arsip memiliki kekurangan. Artevak-artevak dan dokumentasi sejarah itu tidak dapat bertahan selamanya. Mereka suatu saat akan pula dimakan usia dan hancur. Seperti apa yang diberitakan di harian Kompas 12 Februari 2003, diketahui bahwa beberapa rekaman kunjungan Bung Karno ke beberapa negara dalam keadaan rusak dan tak dapat diputar kembali. Fakta ini sudah barang tentu akan mengancam eksistensi Indonesia sebagai sebuah bangsa jika kehilangan bukti-bukti perjalanan sejarahnya.

Selain itu, masyarakat umum dan pelajar selama ini menganggap kunjungan ke museum atau tempat serupa seperti Arsip Nasional adalah sesuatu yang membosankan. Tempat pusat sejarah dan informasi bangsa ini acap kali terlihat sepi pengunjung. Ia seakan menjadi saksi bisu akan ketidakpedulian bangsa Indonesia terhadap dirinya sendiri. Bagaimana suatu bangsa dapat menemukan identitasnya jika tak kenal akan sejarah? Namun, penulis beranggapan bahwa perlu ada transformasi dalam system kearsipan agar sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada, sehingga arsip memiliki masa durabilitas yang lebih panjang dan mampu diakses oleh masyarakat umum secara luas. Oleh karena itu, diyakini penerapan teknologi digitalisasi kearsipan akan mampu membuat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) lebih dekat dan inklusif.

Ada dua keuntungan utama dari digitalisasi kearsipan nasional. Pertama adalah keterjaminan eksistensi arsip sejarah bangsa. Kita semua sadar bahwa bentuk fisik dari arsip baik dalam bentuk lembaran, foto, atau rol film tidak abadi. Keberadaannya amat rentan dengan waktu. Akan menjadi sebuah kerugian besar jika bangsa ini sampai kehilangan arsip sejarahnya. Kasus hilangnya surat perintah sebelas Maret (super semar) yang diangap sebagai tonggak pertama berdirinya orde baru patut menjadi pelajaran bagi kita semua. Perlu adanya system back up yang professional demi menjamin eksistensi arsip nasional.

Kegiatan back up arsip ke dalam format digital adalah solusi terbaik di era teknologi seperti sekarang ini. Tidak memerlukan biaya yang besar, namun amat efektif dan efisien dalam menjawab tantangan zaman. Arsip yang berupa lembaran dapat kita jaga masa keberadannya dengan menduplikasikan dalam bentuk file berformat pdf atau text lainnya. Keadaan secara tampilan dan informasi tetap sama meski kita tidak menyentuh arsip secara langsung. Lalu arsip yang berupa foto juga dapat lebih dijaga dengan menduplikasikannya dalam bentuk foto digital. Sudah banyak software yang mampu membuat duplikasi semirip mungkin. Jadi tak perlu diragukan kualitasnya dengan arsip otentik. Berikutnya yang lebih penting lagi adalah pada dokumentasi yang berupa film. Rol film tidak bertahan sampai ratusan tahun. Lama kelamaan pita film akan rusak dan tak dapat diputar lagi. Proses digitalisasi ke dalam format video adalah sebuah langkah yang brilian. Selama system komputerisasi tetap terjaga dan tentu saja didukung oleh system database yang baik, maka arsip digital ini akan dapat terus dinikmati oleh beberapa generasi ke depan.

Selanjutnya, keuntungan kedua dari proses digitalisasi kearsipan ini mampu membuat ANRI lebih dekat dan bermanfaat bagi generasi pada masanya. Tak dapat dipungkiri, saat ini masyarakat kita terutama generasi mudanya amat dekat dengan dunia teknologi internet. Para pelajar dan mahasiswa lebih cenderung untuk mencari informasi melalui internet daripada berkunjung ke perpustakaan. Fenomena ini selayaknya turut menjadi pertimbangan oleh ANRI. Sistem digitalisasi kearsipan di sisi lain juga mendukung proses publikasi kearsipan kepada masyarakat luas. Tiap arsip yang telah diproses dalam bentuk digital dapat dipublikasikan melalui media internet. Tiap kita pengguna internet dapat mengaksesnya tanpa perlu datang ke gedung ANRI. Hanya perlu klik situs ANRI kemudian telusuri katalog kearsipan dan dengan mudah pengguna menemukan informasi yang ingin dicari.

Kebijakan mendekatkan ANRI dengan masyarakat ini tentu saja akan memberikan kontribusi besar bagi penguatan identitas bangsa. Ketika kita diberi kemudahan dalam mengakses arsip nasional kita, sudah pasti masyarakat kita akan melek sejarah dan sadar dengan identitas keindonesiaannya. Tanpa mengenal sejarah sekali lagi, mustahil bangsa ini terutama generasi mudanya paham akan jati diri keindonesiaannya. Penulis secara pribadi mengerti permasalahan ini. Informasi tentang sejarah bangsa yang didapatkan selama berada di banku sekolah amat minim dan hanya berupa interpretasi dari sejarawan. Masyarakat perlu diberi akses luas dalam menelusuri sejarahnya sendiri. Sehingga demikian, kita sebagai bangsa mampu mendapatkan pemahaman yang komprehensif dari tiap arsip nasional yang kita miliki.

Namun, dari proses digitalisasi ini penulis pun menyadari ada kemungkinan untuk manipulasi informasi. Saat arsip asli diduplikasikan ke dalam proses digital, rentan adanya kemungkinan kesalahan informasi baik tidak disengaja atau disengaja. Kesalahan informasi ini akan sangat berbahaya bagi penelusuran sejarah bangsa karena masyarakat akan dengan bebas dapat mengakses arsip berformat digital. Oleh karena itu, perlu ada suatu lembaga khusus dalam mengawasi proses ini. Lembaga yang independen dan transparan. Pemerintah atau kelompok kepentingan tertentu tidak dapat melakukan intervensi terhadap keotentikan informasi pada arsip.

Terakhir adalah membentuk ANRI yang inklusif bagi semua orang. Kita sadar atau tidak, masyarakat kita tidak semua mampu mengakses gedung ANRI baik dari segi pertimbangan jarak atau aksesibilitas. Sistem kearsipan nasional yang masih tercentralisasi besar kecilnya cukup membatasi kemampuan masyarakat daerah di luar Jakarta untuk mengakses informasi kearsipan. Jarak dan biaya merupakan salah satu faktor yang cukup dipertimbangkan oleh masyarakat kita meski untuk mendapatkan pengetahuan. Kecenderungan ini harus turut diperhatikan oleh ANRI. Publikasi seluruh arsip nasional yang bersifat bebas, akan memberikan kemudahan dan mereduksi rasa enggan masyarakat daerah untuk memperoleh informasi sejarah bangsa. Sehingga demikian, distribusi informasi dalam rangka pembentukan identitas bangsa melalui penelusuran sejarah akan merata di tiap pelosok wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Selain itu, kita pun tidak dapat mengabaikan bahwa ada sebagian masyarakat Indonesia yang memiliki keterbatasan fisik. Para penyandang cacat fisik ini akan amat terbantu dengan publikasi digital melalui internet arsip nasional. Mereka tak perlu pergi ke ANRI pusat untuk mendapatkan informasi kearsipan. Cukup berada di depan komputer, dan porsi informasi yang didapat sama dengan mengunjungi secara langsung ke ANRI pusat. Untuk masyarakat tunanetra pula akan amat dimudahkan. Dengan program screenreader atau pembaca layar yang digunakan oleh para tunanetra, mereka mampu browsing data secara bebas melalui media komputer dan internet. Digitalisasi arsip yang berbentuk tulisan dalam format PDF atau file text lainnya, akan mempermudah tunanetra dalam proses penelusuran data. Meski untuk dokumentasi berupa foto digital tunanetra tidak mampu mengakses visualnya, pihak ANRI seyogyanya memberikan deskripsi foto untuk tetap menjamin keaksesibilitasan arsip. Sedangkan untuk dokumentasi film bersejarah, perlu ada manipulasi berupa narasi terintegrasi saat film diputar pada komputer. Dengan hal-hal ini, diyakini ANRI menjadi inklusif dalam distribusi informasi arsip nasional kepada seluruh masyarakat Indonesia tanpa terkecuali.

Dapat disimpulkan bahwa sistem digitalisasi arsip nasional merupakan solusi terbaik di era modern dan globalisasi ini. Di saat identitas tiap bangsa semakin kabur, ANRI sebagai lembaga penyimpanan dokumentasi bangsa memiliki tanggung jawab dalam penguatan identitas. Distribusi informasi arsip nasional yang meluar dengan media internet, diyakini dapat mendukung eksistensi keindonesiaan masyarakat. Tambahan lagi, proses digitalisasi ini akan mampu pula membangun ANRI sebagai institusi yang inklusif. Arsip nasional mampu diakses oleh seluruh masyarakat Indonesia, termasuk mereka yang memiliki keterbatasan jarak dan fisik. Mari bersama Arsip Nasional Republik Indonesia kita bangun masyarakat yang paham dengan identitas keindonesiaannya.

catatan: naskah pernah diikutsertakan dalam lomba karya tulis kearsipan ANRI 2009

Related Links:

• Seminar Nasional Rescuing Our Culture 8 Desember 2009
• Pemuda: Lokomotif Kebudayaan Bangsa
• Perpustakaan Inklusif bagi Semua
• Suara Mahasiswa, Menjaga Langit Demokrasi
• Ujian Tengah Semester Sejarah Pemikiran Modern 2009

Leave a reply

Click here to cancel reply.

Name (required)

Mail (will not be published) (required)

Website

Notify me of followup comments via e-mail